AI nelle PMI: il tempo risparmiato non basta, conta come si decide

Perché un solo ROI non basta più

Controllare la documentazione di una pratica di finanziamento richiedeva due giorni. Con una soluzione di intelligenza artificiale bastano trenta minuti. Lo racconta Mauro Marengo, co-CEO di Spindox, società italiana di consulenza e servizi tecnologici, in un'intervista a EconomyUp. È un risultato facile da misurare, e si vede già nel mese successivo all'entrata in produzione.

Marengo però chiede di distinguere. Nell'AI di prima generazione, già dentro il core business di molte aziende, il ritorno è chiaro: logistica e supply chain, previsioni per distribuire la merce tra magazzini e punti vendita, lettura dei picchi di domanda. Si misura in tempi di ciclo, capitale circolante e accuratezza delle previsioni, cioè in voci che si ritrovano nel conto economico.

Con l'AI generativa il quadro cambia. Di sperimentazioni pilota ne sono state fatte tante, ma pochi clienti hanno trovato una misura concreta dei risultati. Alcuni sono diventati più cauti: hanno speso in media 20-30mila euro per ogni sperimentazione e non sono ancora riusciti a metterla a sistema.

Cinque dimensioni di valore, cinque tempi diversi

Spindox sta costruendo un modello che scompone il valore in cinque ambiti, perché ciascuno produce un ritorno diverso e non si possono ridurre tutti a un unico indicatore:

• Crescita: dare più valore al cliente, per esempio suggerendo alla rete di vendita la prossima azione migliore.
• Accelerazione: ridurre tempi interni, attività manuali ed errori. Si misura il tempo di esecuzione.
• Protezione: tutelare i dati e prevenire le anomalie che fanno perdere tempo o causano disservizi. Si misurano discontinuità, anomalie e tempi di risoluzione.
• Ingaggio del cliente: quanto i servizi lo coinvolgono e ne rafforzano l'apprezzamento. È molto difficile da misurare e richiede valutazioni qualitative sul lungo periodo.
• Controllo: qualità, processi, sicurezza dei dati. Qui ci si chiede anche quali danni ci sarebbero senza quel controllo.

Anche i tempi cambiano. L'accelerazione delle attività manuali interne è il ritorno più rapido e più facile da ottenere. Per le altre dimensioni, secondo Marengo, bisogna aspettare da sei a dodici mesi. Chi valuta un progetto dopo poche settimane rischia quindi di vedere solo una parte del quadro.

Il tempo liberato e la decisione che nessuno ha mappato

Oggi la maggior parte dei casi riguarda la produttività individuale, dove le misure oggettive sono difficili. Esistono indicatori che parlano di risparmi dal 30 al 50% nelle attività di back office. Nascondono però un'ambiguità: la persona recupera tempo e finisce prima, oppure lo usa per lavorare meglio e alzare la qualità?

Per Marengo vale molto di più la qualità. L'AI generativa dà valore tangibile quando lavora su attività ripetitive ed esecutive, di cui si conosce il risultato atteso. Scelte e valutazioni invece non si possono delegare, perché la qualità di ciò che produce va governata.

Il processo decisionale è ciò che nessuno ha mai rappresentato sino a oggi.

Le aziende, spiega, hanno descritto per anni chi fa che cosa, in quale sequenza e con quali strumenti. Come si decide, e sulla base di quali informazioni, quasi nessuno l'ha messo per iscritto. Finché il lavoro esecutivo restava alle persone il vuoto non si notava. Ora che agenti e algoritmi ne svolgono una parte crescente, emerge.

Comitati e regole d'uso, secondo Marengo, sono un primo livello di governo del cambiamento ma non la soluzione. Serve un modello di funzionamento che tenga conto di un nuovo collega algoritmico, e chi gli lavora accanto deve imparare a gestirlo.

Cosa fare adesso

Per una PMI il messaggio pratico è partire in piccolo, ma con più domande del solito. Alcuni passi concreti:

• Scegli un'attività ripetitiva ed esecutiva, con un risultato atteso noto, come un controllo documentale. È il terreno dove il ritorno si vede prima.
• Prima di iniziare, scrivi a quale delle cinque dimensioni punta il progetto e quale misura userai per giudicarlo.
• Decidi in anticipo che cosa farà la persona con il tempo recuperato: più pratiche, oppure più attenzione a verifiche e casi complessi.
• Per i processi coinvolti, annota chi decide che cosa e con quali informazioni. Anche una pagina è meglio di niente.
• Stabilisci cosa significa mettere a sistema la sperimentazione, così da non restare con prove isolate che costano e non entrano nel lavoro quotidiano.
• Datti un orizzonte realistico: i ritorni diversi dall'accelerazione possono richiedere sei-dodici mesi.

Se serve un confronto esterno su da dove cominciare, è il tipo di lavoro che facciamo in Flowline. La scelta di fondo resta interna: capire quali decisioni vuoi tenere in mano alle persone e quali compiti puoi affidare a una macchina.